Апостиль и легализация

Оглавление

Нужен апостиль или дубликат эстонского документа? Оформлю дубликат, проставлю апостиль и выполню присяжный перевод «под ключ». Пишите: info@translator.ee или в WhatsApp.

Апостиль или легализация — что мне нужно?

  • Апостиль удостоверяет подлинность документа. Он нужен для документов, предоставляемых в страны, присоединившиеся к Гаагской конвенции (включая Эстонию, Германию, Австрию, Люксембург и Швейцарию, всего более 125 государств). Полный список государств.
  • Легализация требуется, если документ предоставляется в государство, НЕ присоединившееся к Гаагской конвенции.
  • Ничего не нужно (исключения). Выданный в Эстонии документ не нужно легализовать или апостилировать при предоставлении в страны, с которыми у Эстонии заключены договоры о правовой помощи, а также в рамках документооборота внутри ЕС и по ряду других международных конвенций. Полный список исключений см. в разделе «На какой документ апостиль не нужен?».

Относительно РФ, Украины и стран ЕС см. подробнее в соответствующих разделах ниже.

Так выглядит эстонский штамп легализации:

Фото: штамп легализации Министерства иностранных дел Эстонии.

Об апостилировании эстонских документов для России

С 2025 года все официальные документы между Эстонией и Россией должны быть заверены апостилем в связи с прекращением действия Договора о правовой помощи между Эстонской Республикой и Российской Федерацией (утратил силу 18 марта 2025 г.).

  • Все эстонские документы, предназначенные для использования в РФ, подлежат обязательному апостилированию.
  • Данное требование распространяется на все документы, включая те, что были выданы до 18 марта 2025 года.
  • Аналогично, российские документы, предъявляемые на территории Эстонии, должны быть предварительно заверены апостилем в РФ.

Об апостилировании эстонских документов для Украины

  • Официальные документы, выданные компетентными органами Украины или Эстонии, принимаются на территории другой страны без апостиля.
  • Для предъявления украинских документов в Эстонии (или эстонских в Украине) достаточно выполнить их официальный перевод.

Правовые акты:

Об апостилировании документов внутри ЕС

В соответствии с Регламентом (ЕС) 2016/1191 (применяется во всех странах ЕС с 16 февраля 2019 года), оборот определенных публичных документов между странами Европейского Союза был значительно упрощен, и многим официальным документам внутри ЕС больше не требуется апостиль. Внимание! Апостиль внутри ЕС по-прежнему необходим на нотариальные документы (например, доверенности, договоры и пр.).

Апостиль не нужен при предъявлении в другой стране ЕС документов, подтверждающих следующие факты:

  • рождение и смерть;
  • имя;
  • брак, брачная правоспособность и семейное положение;
  • развод, раздельное жительство или аннулирование брака;
  • зарегистрированное партнерство (включая правоспособность и статус);
  • расторжение зарегистрированного партнерства;
  • происхождение (установление отцовства/материнства) и усыновление/удочерение;
  • место жительства (пребывания);
  • гражданство;
  • отсутствие судимости;
  • право избирать и быть избранным на муниципальных выборах и выборах в Европейский парламент.

Многоязычные стандартные формы (перевод):
Вам также не нужно предоставлять официальный перевод документа, если он выдан на одном из официальных языков страны назначения или на другом языке, принимаемом этой страной[. В иных случаях вы можете запросить к документу многоязычную стандартную форму (mitmekeelne standardvorm) в учреждении, выдавшем оригинал. Эта форма прилагается к официальному документу и заменяет необходимость его перевода.

Официальные источники:

Что такое апостиль?

  • Апостиль (от фр. apostille) — это документ, подтверждающий, что данный официальный документ подлинный и оформлен надлежащим образом. В Эстонии апостили проставляют нотариусы.
  • Помните: документ без апостиля за границей не обладает юридической силой (исключения: Украина, Латвия, Литва, Польша, ЕС для некоторых документов).
  • В ответственных случаях апостилируется как оригинал, так и заверенный перевод (юридически это два разных документа). Иногда достаточно апостиля только на оригинал. Уточняйте требования в учреждении, куда подаете документ!
  • Апостиль всегда необходимо ставить до перевода.

Образцы апостилей:


Апостиль из Эстонии

Апостиль из Эстонии
Апостиль из Австрии на печать венского нотариуса

Апостиль из Австрии на печать венского нотариуса

На какой документ нужен апостиль?

Апостилировать необходимо оригинал документа и, при необходимости, перевод для стран Гаагской конвенции. Апостилировать можно любые официальные документы: аттестаты, справки госучреждений, свидетельства о рождении и смерти, нотариальные акты и копии, а также переводы присяжных переводчиков.

На какой документ апостиль не нужен?

Апостилированию не подлежат официальные документы в следующих случаях:

  • Договоры о правовой помощи: документы для использования в Литве, Латвии, Польше и Украине.
  • Документооборот внутри ЕС: документы о рождении, смерти, браке, месте жительства, гражданстве и отсутствии судимости (согласно Регламенту (ЕС) 2016/1191). См. подробнее в разделе «Об апостилировании документов внутри ЕС».
  • Отмена легализации (Брюссельская конвенция): документы для Бельгии, Дании, Ирландии, Италии, Латвии и Франции.
  • Выписки из регистров (Эстония — Финляндия): англоязычные выписки актов гражданского состояния (рождение, смерть, брак, развод, смена имени и др.), выданные на основании двустороннего соглашения.
  • Многоязычные выписки (Венская конвенция CIEC): многоязычные выписки актов гражданского состояния для государств-участников конвенции (включая Германию, Австрию, Францию, Испанию, Турцию и др.).
  • Консульские документы: документы, выданные дипломатическими или консульскими представителями.
  • Судебные и коммерческие дела ЕС: документы, подпадающие под регламенты ЕС о признании судебных решений, алиментных обязательствах и наследовании.
  • Таможенные и коммерческие документы: административные документы, напрямую связанные с коммерческими или таможенными операциями.
  • Если иностранное учреждение дало однозначный ответ, что примет документ без апостиля.
  • Паспорта и удостоверения личности.

Технические исключения. Апостиль не ставится на:

  • испорченные документы (порванные, залитые водой, расклеившиеся);
  • оригиналы без расшифровки имени, фамилии и должности подписавшего лица (например, свидетельства ЗАГС Эстонской ССР периода 1941–1992 гг.). В этом случае необходимо заказать новую выписку из регистра.

Можно ли апостилировать документы частных фирм или лиц?

Нет, апостиль ставится только на официальные документы. Для частных документов можно сделать заверенную нотариусом копию и апостилировать ее. Также частное лицо может сделать у нотариуса заявление (заверяется подпись и содержание) — такой нотариальный акт можно апостилировать.

Что такое официальный документ?

Официальными документами являются, например:

  • Свидетельства ЗАГС (о рождении, браке, разводе, смерти, перемене имени);
  • Справки (о семейном положении, об отсутствии препятствий к заключению брака, о регистрации по адресу, из реестра брачных договоров, об отсутствии судимости из реестра наказаний, из налогового органа);
  • Справки из полиции (PPA);
  • Выписки из поземельной (крепостной) книги;
  • Образовательные документы (дипломы, аттестаты, приложения к дипломам);
  • Нотариальные акты и документы присяжных переводчиков;
  • Судебные решения и документы судебных исполнителей;
  • Переводы присяжных переводчиков;
  • Справки, анамнезы, эпикризы семейных врачей и больниц;
  • Выписки из Коммерческого реестра (Б-карта) касательно фирм и НКО.

Документы частных лиц или фирм официальными не являются и на них нельзя поставить апостиль.

В каком порядке и что делать при переводе документа?

  1. Сначала апостиль: перед переводом на оригинал необходимо поставить апостиль. (Совет: предупредите чиновника, что на документ потребуется апостиль — не все имеют право подписи для апостиля).
  2. Перевод.
  3. Апостиль на перевод: после перевода может потребоваться второй апостиль (на сам перевод). Уточняйте это в целевом учреждении.

Вам не потребуется беспокоиться об апостиле — я возьму эту процедуру на себя.

Нужно ли переводить апостиль?

В соответствии с международным правом, апостиль должен приниматься без перевода. Официальное разъяснение Постоянного Бюро Гаагской конференции по международному частному праву гласит:

«Апостиль не может быть отказан в принятии лишь на том основании, что он составлен на языке, отличном от языка государства принятия. […] Апостиль, согласно Конвенции, также должен производить правовые последствия во всех остальных договаривающихся государствах, без каких-либо дальнейших формальностей, таких как перевод апостиля (Ст. 3(1))».

Источник: п. F 312, «Руководство по апостилю: Руководство по практическому применению Конвенции об апостиле». Опубликовано Постоянным Бюро Гаагской конференции по международному частному праву, 2013.

В статье 3 самой Конвенции прямо установлено, что проставление апостиля является единственной требуемой формальностью:

«Статья 3. Единственной формальностью, которая может быть потребована для удостоверения подлинности подписи, качества, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинности печати или штампа, которыми скреплен этот документ, является проставление предусмотренного статьей 4 апостиля компетентным органом государства, в котором этот документ был совершен».

Источник: Конвенция, отменяющая требование легализации иностранных официальных документов (Гаага, 5 октября 1961 г.), ст. 3.

К сожалению, чиновники принимающих учреждений (особенно в России и Беларуси) зачастую требуют перевода самого штампа «Апостиль» вопреки положениям международной конвенции, ставя внутренние ведомственные регламенты выше международных договоров. Оспаривать подобные требования на местах, как правило, затруднительно и неэффективно. Зачастую целесообразнее и быстрее перевести апостиль изначально, чтобы избежать задержек в оформлении документов и необходимости доказывать неправоту принимающего должностного лица.

Что касается Эстонии, то эстонские чиновники и должностные лица (особенно нотариусы), как правило, прекрасно осведомлены о нормах международного права и принимают штамп апостиль без перевода.

Однако, если вы решите отстаивать свои законные права, полный текст Гаагской конвенции об апостилях на русском языке и представленные ниже выдержки из официального «Руководства по апостилю» послужат вам надежной аргументацией.

Выдержки из «Руководства по апостилю», прямо указывающие на отсутствие необходимости перевода апостиля (ссылки на полную русскую версию 2013 г. и английскую версию 2023 г.):


Выдержка из Руководства по апостилю, подтверждающая, что сам апостиль не может быть отклонен из-за отсутствия перевода

П. 312 и 313 из Руководства по апостилю (2013 г.): штамп апостиль имеет юридическую силу без перевода.
Excerpt from the Apostille Handbook confirming that an Apostille does not require translation

Paragraphs 304 and 305 of the Apostille Handbook (2023): An Apostille itself is valid without translation.

Мой документ выдан за границей, где я могу его апостилировать?

Документы апостилируются только в стране их выдачи (включая документы, выданные на территории бывшей РСФСР — они апостилируются в РФ). Помощь может оказать Министерство иностранных дел Эстонии или посольство соответствующего государства.

Мой документ выдан в ЭССР, где я могу его апостилировать?

Документы, выданные на территории Эстонии (в том числе в период ЭССР), апостилируются только в Эстонии. Это не всегда возможно (например, из-за отсутствия на документе фамилии подписавшего его чиновника) и требует уточнения в каждом конкретном случае. Пришлите мне скан/фото документа, и я выясню, возможно ли поставить на него апостиль.

Если вы подаете документ в Посольство Российской Федерации в Эстонской Республике, то Посольство РФ заверяет, что «проставление апостиля на документах российского или советского образца для приема в консульский отдел не требуется».

Где можно получить апостиль в Эстонии?

С 2010 года апостили в Эстонии выдают нотариусы. Я могу организовать всю процедуру для вас.

Сколько стоит апостиль в Эстонии?

Стоимость моей услуги составляет 40 евро, что включает нотариальную плату. К цене добавляется почтовые расходы (при необходимости).

Сколько времени занимает получение апостиля в Эстонии?

По закону нотариус выдает апостиль в течение 5 рабочих дней с момента подачи заявления. На практике апостиль часто можно получить уже на следующий рабочий день.

Где можно получить апостиль в Германии?

В Германии апостили проставляют разные ведомства в зависимости от типа и региона выдачи документа. Официальный список немецких инстанций доступен на сайте Гаагской конференции.

Где можно получить апостиль в России?

В Российской Федерации право проставления апостиля распределено между несколькими государственными ведомствами в зависимости от типа документа:

  • Органы ЗАГС: свидетельства о рождении, браке, разводе, смерти и справки о гражданском состоянии.
  • Министерство юстиции: нотариальные акты (доверенности, согласия, заверенные копии), решения судов, документы, выданные нотариусами.
  • Информационные центры МВД: справки об отсутствии (наличии) судимости и архивные документы МВД.
  • Органы управления образованием (Рособрнадзор): дипломы, аттестаты, академические справки и иные документы об образовании.
  • Минобороны и Росархив: документы о военной службе и архивные справки.

Если вы находитесь за границей или не можете пройти эти инстанции самостоятельно, существуют бюро переводов в России, которые предоставляют услуги «под ключ». Оформив на них нотариальную доверенность, вы можете поручить им истребовать нужный документ (например, получить дубликат свидетельства о рождении или справку о несудимости) и проставить на него апостиль.